タイムカードと勤怠管理システムの違いは？
打刻方法も解説

タイムカードとは

タイムカードとは、従業員の出勤時刻や退勤時刻を記録し、労働時間を管理する方法のひとつです。専用のタイムレコーダーにカードを差し込むことで時刻が印字される仕組みとなっており、操作がかんたんで機械の取り扱いに慣れていない場合でも直感的に扱いやすいという特徴があります。
一方で、日々の確認や毎月の回収、集計などを手作業で行う必要があるため、拠点の拡大や従業員の増加に伴い管理が煩雑化し、手間がかかるという課題があります。

タイムカードのメリット

タイムカードにはいくつかのメリットがあります。主なポイントは以下の通りです。

• 操作がシンプルで導入しやすい
  紙のタイムカードは、専用のタイムレコーダーにカードを差し込むだけで打刻が完了するため、機械操作に不慣れな従業員でも迷わず利用できます。
• 初期費用を抑えて導入できる
  専用の機器とカードを用意することで運用することができます。複雑なシステム構築やインターネット環境は不要なため、低コストでの運用が可能となります。
• システム障害の影響を受けにくい
  デジタル管理とは異なるため、インターネット障害やサーバーダウンといったシステムトラブルに影響されにくく、電源さえあれば打刻できます。

タイムカードのデメリット

前述のとおりタイムカードにはメリットもありますが、以下のようにデメリットも存在するため、両面を理解したうえでの導入検討がおすすめです。

• 集計作業に時間がかかる
  出退勤時刻の確認から所定労働時間、時間外労働時間の計算まで手作業で行う必要があるため、従業員数の増加に伴い集計作業の負担は大きくなります。勤怠管理の担当者は締め日後の集計に丸1日以上を要することもあり、業務効率と正確性の両面で課題となります。
• リアルタイムで勤怠を把握することが難しい
  締め日後にタイムカードの回収・計算をおこなうことで日々の勤務実態が判明するために、月途中での総労働時間や時間外労働を確認することが難しくなります。また、長時間労働や打刻漏れに気付きにくく、労務管理が煩雑になってしまいがちな点がデメリットとして挙げられます。
• 他のシステムと連携できない
  紙のタイムカードは打刻すると紙に印字される仕様のため、そのままデータとして活用したり、他のシステムと連携したりすることができません。タイムカードを用いて記録した勤怠データを最終的に給与計算システムに用いるためには、タイムカードの内容を手作業でExcelなどに転記の上で集計する必要があるため、入力作業に時間がかかるだけでなく、入力ミスや確認漏れの発生するリスクがあります。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻や労働時間、休暇の取得状況をデジタル上で記録・管理し、集計を行うシステムのことです。ICカードやパソコン、スマートフォンアプリからの打刻など、さまざまな打刻方法に対応しています。
労働時間や時間外労働の時間数を自動で集計できるため、従業員の勤怠状況をリアルタイムで可視化し、勤怠管理業務の全般の効率化と正確性の向上が可能となります。

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勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムは、アナログと呼ばれるタイムカードやExcelによる管理方法と比べ、集計作業の効率化や労働時間の正確な把握が可能となるため、多くの企業で導入が進んでいます。ここでは、勤怠管理システムを導入する主なメリットについて解説していきます。

• 労働時間を正確に管理できる
  打刻された出退勤時刻をもとに労働時間や時間外労働が自動で計算されるため、手計算によるミスを防ぐことができます。法定労働時間や深夜労働、休日労働などの複雑な勤怠集計にも対応できるため、より正確に労働時間を把握できる点が大きなメリットです。
• 集計作業を効率化できる
  これまで手作業で行っていた勤怠集計を自動化することで、担当者の負担を大幅に軽減できます。月末や締め日前後の業務効率が向上するだけでなく、給与計算システムと連携することで転記作業が不要となるため、入力ミスの防止やバックオフィス業務全体の効率化にもつながります。
• 多様な働き方に対応できる
  在宅勤務やフレックスタイム制、時差出勤など、多様な働き方にも柔軟に対応できる点も大きなメリットです。スマートフォンやパソコンから打刻できるため、直行直帰やオフィス外、自宅で勤務する従業員の勤怠状況も適切に管理できます。

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムは業務効率化や労働時間の適切な管理など多くのメリットがある一方で、導入や運用にあたっては注意すべき点も存在します。
ここでは、勤怠管理システムの主なデメリットについて解説します。

• 導入・運用コストがかかる
  勤怠管理システムの導入には一定のコストが発生します。オンプレミス型の場合は、自社内のサーバーやパソコンにシステムを構築するため必要に応じてサーバーを用意する費用が発生するほか、構築費用や保守費用なども発生する場合があり初期費用が高額になる可能性が高いです。クラウド型の場合はサーバーの準備は不要ですが、システムを利用するための月額や年額での利用料（ライセンス費用）が継続的に発生します。
• 初期設定に時間がかかる
  勤怠管理システムは導入後すぐに利用できるわけではなく、導入時には自社の勤務体系や就業規則に合わせた設定が必要です。会社独自の勤務ルールや計算方法がある場合は、自社が求めている内容が検討しているシステム上で対応できるかどうか時間をかけて選定する場合もあり、導入時はシステムで正確に計算されているかどうか設定内容を細かく確認していく必要があります。

タイムカードと勤怠管理システムの違いは？

タイムカードと勤怠管理システムは、どちらも従業員の出退勤時刻や労働時間を管理するための仕組みですが、打刻方法や集計方法、給与計算システムとの連携などに大きな違いがあります。ここからは、タイムカードと勤怠管理システムの違いについて整理していきます。

打刻方法

タイムカードの場合は、専用のタイムレコーダーにカードを差し込んで出退勤時刻を記録します。打刻ができる場所がタイムレコーダーの設置場所に限られるため、出社してその場で打刻することが前提となります。外勤や在宅勤務、直行直帰など多様な働き方への対応が難しい点はデメリットといえるでしょう。
一方、勤怠管理システムの場合は紙のタイムカードを電子化したイメージで、パソコンやスマートフォンをはじめ、ICカードや生体認証などのさまざまな方法で打刻することが可能です。勤務場所を問わず打刻できるため、テレワークや外出先での勤務にも柔軟に対応でき、多様化する働き方に適した勤怠管理を実現できます。

集計方法

タイムカードと勤怠管理システムでは、勤怠データの集計方法にも大きな違いがあります。
タイムカードの場合は、打刻された出退勤時間をもとに労務担当者が手作業で労働時間を集計する必要があります。休憩時間の控除や時間外労働、深夜労働、休日出勤なども個別に計算しなければならず、作業に時間と手間がかかるうえ、計算ミスや転記ミスが発生しやすい点が課題です。

一方、勤怠管理システムでは、あらかじめ設定した勤務ルールに基づいて、労働時間や時間外労働が自動的に集計されます。手作業による計算が不要になり、集計業務の負担を大幅に軽減することができます。また、リアルタイムで集計値を確認できるため、締め日を待たずに従業員の勤怠状況を把握できる点も特徴です。

給与計算システムへの連携

タイムカードと勤怠管理システムでは、給与計算システムとの連携にも違いがあります。
タイムカードの場合は、打刻された出退勤時刻をもとに手作業で集計した内容を、給与計算システムに手入力する必要があります。そのため、入力や確認に手間と時間がかかるだけでなく、転記ミスや計算ミスが発生するリスクも高く、労務担当者の業務負担が大きくなりやすい点が課題です。
それに対し勤怠管理システムでは、勤怠データをデジタルで管理しているため、給与システムとの連携が可能です。具体的には、CSV形式でデータを出力して取り込む方法や、API連携によって勤怠データを自動で反映する方法などがあります。手作業での入力がほとんど不要になり、給与計算業務の効率化にもつながります。

タイムカードと勤怠管理システムの比較表

項目	タイムカード	勤怠管理システム
打刻方法	タイムレコーダーに差し込んで打刻。出社が必要。	ICカードやPC・スマホ打刻など。場所を問わず打刻が可能。
集計方法	手作業で集計。計算や転記ミスが発生する可能性がある。	設定した勤務ルールに基づき自動集計。リアルタイムで勤怠状況の確認が可能。
給与計算システムとの連携	集計結果を給与計算システムへ手入力する必要がある。	CSV連携やAPI連携により勤怠データをスムーズに反映できる。

タイムカードと勤怠管理システムの選び方

タイムカードと勤怠管理システムのどちらを選ぶべきかは、企業の規模や勤務形態、管理体制によって異なります。それぞれの特徴を踏まえたうえで、自社に適した方法を選択することが重要です。
まず、働き方の観点は重要な判断基準となります。近年では、在宅勤務やフレックスタイム制など、多様な勤務形態を取り入れる企業が増えています。こうした環境では、場所を問わず打刻ができる勤怠管理システムのほうが柔軟に対応しやすく、正確な勤怠管理が可能となります。
さらに、業務効率や管理負担の面も考慮する必要があります。タイムカードは導入のハードルが低い反面、集計や給与計算システムへの転記作業に手間がかかります。勤怠管理システムは集計や連携が自動化されるため、ヒューマンエラーを削減しながら業務全体の効率化を図ることができます。
従業員数が少なく、勤務形態もシンプルな場合にはタイムカードでも十分に運用できるケースもありますが、業務効率化や多様な働き方への対応、法律に基づいた適切な勤怠管理という観点から、近年は勤怠管理システムを導入する企業が増えている実態があります。

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まとめ

タイムカードは操作がシンプルで扱いやすく、現在でも多くの企業で採用されている勤怠管理方法です。しかしその一方で、集計作業の手間が大きく、リアルタイムでの勤怠把握が難しいといった課題があります。
勤怠管理システムの場合は、環境や場所を問わずに柔軟な打刻が可能となり、自動集計によって正確かつ効率的な管理を実現できます。
こうした勤怠管理システムのひとつとして、「クロノスPerformance」をおすすめします。
「クロノスPerformance」は、幅広い打刻方法に対応し、多様な働き方に合わせた柔軟な運用を実現できる勤怠管理システムです。勤怠管理の効率化はもちろん、正確な労働時間の把握や適切な労務管理を実現できます。勤怠管理を見直したい方は、ぜひ導入をご検討ください。

タイムカード・勤怠管理システムに関するよくある質問

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タイムカードなしで勤怠管理をするのは違法ですか？

違法ではありません。
労働基準法において求められているのはタイムカードの使用ではなく、従業員の労働時間を正確に把握・管理することです。「タイムカードを使用しなくては意味がない」というわけではないため、勤怠管理の方法は企業に委ねられており、タイムカードに限らず、勤怠管理システムでのICカードや生体認証など、さまざまな方法が認められています。どの方法を採用する場合でも、労働時間が正確に把握されているかどうかが重要になります。

タイムカードを廃止するメリットは？

タイムカードを廃止する（勤怠管理システムを使用する）ことで、勤怠管理業務の効率化につながる点が大きなメリットです。タイムカードの集計や転記作業が不要になるため、労務担当者の負担軽減やヒューマンエラーの防止が期待できます。また、紙の管理や保管のために必要だったスペースが不要になるほか、カードの回収といった業務も削減できます。さらに、テレワークやフレックスタイム制など多様な働き方にも対応しやすくなります。