複雑なシフト制への対応と集計作業を自動化、
ドライバーの実労働時間を把握しながら集計時間を大幅に削減できました

株式会社ベターライフ岩手

業種医療福祉
社員数 23人（2024年4月時点）
住所〒020-0124　岩手県盛岡市厨川4丁目9-18
ウェブサイト https://betterlife-iwate.co.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン

シャンジェグループでは利用者様の体にも心にも、いい変化を生み、その変化がより豊かな生活につながるよう、一人一人の利用者様に合ったリハビリサービスを提供しています。

今回、複雑なシフト制への対応と集計作業の自動化を目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformance」と「クロッシオン」によって、ドライバーの実労働時間を把握しながら正確なデータの自動集計を実現、手作業からの解放で集計作業が大幅に削減したというベターライフ岩手様にお話を伺いました。

課題
- 手集計による業務負担の発生
- 申請項目も手集計での作業が発生
導入のきっかけ
- 複雑なシフト制に対応できる
効果
- 集計の自動化による業務効率化とドライバーの実労働時間を見える化
- 使いやすい運用方法で効率的に管理
- 導入サポートによる指導で安定した運用と管理を実現

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課題

手集計による業務負担の発生

打刻は紙のタイムカードで記録を行い締め日に提出、打刻漏れがあった場合には自己申告を受けその都度修正するという運用を行っていました。従業員の勤務形態はシフト制を採用していましたが複雑なシフト制であること、特にドライバーの勤怠管理は非常に複雑で、早朝からの出勤や再入、休憩時間の前後で打刻する場合もあり、勤務状況を正確に把握できず管理が難しかったことに課題を感じていました。
また、紙のタイムカードで記録した出退勤時刻をエクセルに転記し自動で計算していましたが、手作業で入力していたため、ヒューマンエラーが発生することも多くありました。記録された出退勤時刻の転記、確認、集計に多くの時間がかかり、締め日前などは非常に忙しい状況でした。

申請項目も手集計での作業が発生

各種申請も紙ベースで運用し、有休などの申請がある場合には専用の用紙に記入してもらっていましたが、記入された有休申請書を確認しても申請はなく、さらに打刻の記録もないというケースも発生していました。
このような課題もあり、記入した申請書は上長に都度提出するよう促すようにしていましたが、この方法においても確認の手間やデータの不一致が多く、正確な情報として扱うことに苦労していました。
勤怠のデータと同じように有休においても集計は手作業で行っていたため、締め日から給与移行までの時間がタイトな時には、時間に追われながら作業することが多かったです。
給与システムに移行する前のデータ確認では、最終チェックを完了するまでに丸一日かかっていたこともありました。

導入のきっかけ

複雑なシフト制に対応できる

ドライバーの正確な実労働時間の記録と集計作業にかかっていた手間を削減するために勤怠管理システムの導入を検討しましたが、クロノスは介護施設の実績が多いというところや、施設の複雑な運用に対応できるという点が求める条件に合致しました。
採用しているシフト制が複雑なため、それらの複雑な部分に対応できるというところは導入を決めた大きなきっかけです。
また、施設内でも従業員の勤務形態は多種多様となるため煩雑な運用と管理方法の改善を図る必要があるのではないかという声もあり、検討から導入までもスムーズに対応していきました。

効果

集計の自動化による業務効率化とドライバーの実労働時間を見える化

集計は導入前と比較して非常に楽になりました。以前までは集計作業に半日の作業時間を要していましたが、今では約2時間ほどでデータの確認から勤怠の集計作業を終えることができています。
丸一日の時間がかかっていた給与システムに移行する前のデータ確認作業も今では大幅に時間削減できているため、確実な数字の変化として非常に効果を感じています。
また、今までは締め日までの期間が短い場合、仮でデータを締めないと集計が行えないという状態でしたが、今ではデータの記録から集計までの作業時間が格段にはやくなったため、正しいデータが揃った状態で締め日を迎えることができています。
ドライバーの管理においても、外出先から出退勤打刻をできるようになったため、正確な打刻情報をシステムによって自動集計できるようになりました。
複雑なシフト制を採用していますが、集計が非常に楽になったことで実労働の見える化ができました。

使いやすい運用方法で効率的に管理

打刻は紙のタイムカードからWeb打刻による出退勤時刻の記録に変更し、各申請書は以前の運用を一部踏襲し、有休申請などの集計項目のみシステムで管理しています。
すべてをシステムに切り替えるのではなく、出退勤打刻はWeb、申請は今まで通りの慣れた運用方法にすることで、用途に合わせて使い分けることができています。いい意味で都合よく、運用に合わせた管理が行えるためメリットに感じています。
また、クロノスPerformanceでは、管理側から打刻情報や勤務状況を一覧で確認できるため、とても見やすいです。今までは従業員の打刻情報をまとめて確認する手段がありませんでしたが、今では毎日確認するようになりました。

導入サポートによる指導で安定した運用と管理を実現

システムを導入してから、さまざまな効果を感じることができていますが、今でも安定したシステム運用が行えているのは、導入時に専門のインストラクターによる訪問指導があったことが大きいです。
導入後に自分たちで設定しなければならないシステムであった場合、今のような安定した運用は難しかったと思います。数回に分けたインストラクターの訪問指導があったからこそ、ここまでシステムの使い方を覚えられたと実感しています。また、運用中の設定方法に悩んだ時には、サポートセンターに問い合わせて迅速に対応してもらえているため助かっています。

導入前

導入後

クロノスからベターライフ様へ

仙台営業所 – 営業担当コメント

この度は弊社製品のご導入、また快く取材にご対応いただき、誠にありがとうございます。
貴社の勤怠集計の効率化や見える化に繋がったとのお声をいただき大変嬉しく思っております。
今後も、引き続き安心してご利用いただけるサービスおよびサポートを提供できるよう精進してまいりますので、よろしくお願いいたします。

経営企画室 – 取材担当コメント

取材では貴重なお時間を誠にありがとうございました。
クロノスの導入により、ドライバー様の実労働時間の見える化を実現しながら、集計作業の効率化を図ることができたとの効果をご実感いただき大変嬉しく思いました。
今後もより良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。