個人情報の取り扱いについて

個人情報保護方針

クロノス株式会社(以下、「当社」といいます。)は、"就業管理"一筋に、お客様の管理業務の構造化をお手伝いし、効率化のプロセスを通じて社会に貢献することを目標として事業に励んでまいり信頼を勝ち得ました。更に、社会的責任も果たすため、当社の業務に従事するすべての者が、個人情報は個人の重要な財産であるとの認識のもとに、次の方針を定め、体系的で全経営活動に統合された個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実行し、維持し、及び継続的に改善していきます。


個人情報の取得、利用及び提供について

個人情報を取得する場合、可能な限り個人情報の利用目的を特定したうえで実施いたします。また、個人情報を取得する場合には、その取得の方法により適切な方法によって利用目的等を明らかにいたします。
個人情報を利用する場合、特定した利用目的の範囲において利用及び提供を行うものとし、目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱いを行うことの無いよう、特定した利用目的について教育等を通じて定期的に周知をはかります。
ただし、法令に基づく場合等、本人の権利や利益、生命、身体を保護するために必要な場合には、本人による同意の有無に関わらず取得、利用及び提供を行うことがあります。

法令遵守について

保有する個人情報に関して適用される法令、国が定める指針、その他の規範を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムにおける取り組みを適宜見直し、改善していきます。

個人情報の漏えい、滅失又はき損などの防止及び是正について

取得した個人情報について、漏えい、滅失またはき損等が生じることの無いよう情報システム等の安全管理措置を実施することで防止するとともに、監査及び業務中に発見された不備に対しても継続的に是正をはかります。

苦情・相談への対応について

本人からの苦情及び相談を受け付ける窓口を常設し対応いたします。下部記載の窓口にお問い合わせください。
なお、苦情及び相談を受け付けた場合、適切かつ迅速に対応するとともに、対応に伴い取得した個人情報については、苦情及び相談に対応する以外の目的で利用及び提供はいたしません。

個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

個人情報保護のためのマネジメントシステムを定め、代表者自らマネジメントシステムを見直すことによって継続的に是正及び予防の処置を実施いたします。
また、上記に掲げた方針及びその他個人情報保護に必要な事項については、すべて手順を文書化し実践できるよう取り組みます。

制定日:2011年 12月 31日
更新日:2023年 6月 14日
クロノス株式会社
代表取締役社長 大牧 充

個人情報に関する相談窓口

〒101-0022 東京都千代田区神田練塀町300番地 住友不動産秋葉原駅前ビル17F
クロノス株式会社
管理本部 個人情報相談窓口 担当者
電話:03-3525-8018
FAX:03-6853-7781
受付時間 月曜日~金曜日10:00~16:00
(平日は11:30から13:00 、祝日、当社指定休日を除く)

当社の保有個⼈データについて

(個⼈情報保護法及び JIS に基づく「本⼈の知り得る状態(本⼈の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)」に置く事項)

個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の規定に基づき、当社が保有する個人データ(以下「保有個人データ」という。)の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示の請求(以下「開示等の請求」という。)手続について、以下の通りご案内します。

1. 個⼈情報取扱事業者の名称及び住所並びに代表者の⽒名

名称 : クロノス株式会社
住所 : 東京都千代⽥区神⽥練塀町 300 番地 住友不動産秋葉原駅前ビル 17階
代表者の⽒名 : 代表取締役社⻑ ⼤牧 充

2. 個⼈情報保護管理者の職名、所属及び連絡先

職名 : 個⼈情報保護管理者
所属 : 管理本部 総務部(連絡先は下記「個⼈情報苦情及び相談窓⼝」)

3. すべての保有個⼈データの利⽤⽬的

(1) 本⼈から直接書⾯によって取得する場合の利⽤⽬的
個人情報の類型 利用目的
1 お客様情報 1
お客様あるいは法⼈お取引様と当社が契約当事者となる場合
取得する情報で会社名、⽒名、住所、電話番号、電⼦メールアドレス、購⼊商品、契約内容に関する事項
・製品を正しく使⽤できるようにお客様を⽀援、情報の提供
・製品及び製品に関連する商品の販売の提供
・製品及び製品に関連する商品の情報提供
・当社内で製品の購買に関する分析をする⽬的
・当社が主催・共同開催するセミナー・イベント情報の提供
・お客様との契約の履⾏に関するご連絡、ご請求等
・販売店様に対するご紹介、お取次ぎ等
2 お客様情報 2
お客様あるいは法⼈お取引様が購⼊⽬的での資料請求等の場合
取得する情報で会社名、⽒名、住所、電話番号、電⼦メールアドレス、購⼊商品、契約内容に関する事項
3 お客様情報 3
お客様あるいは法⼈お取引様の情報をセミナー等で取得する場合
取得する情報で会社名、⽒名、住所、電話番号、電⼦メールアドレス、購⼊商品、契約内容、画像に関する事項
4 お客様情報 4
お客様あるいは法⼈お取引様の情報をアンケート等で取得する場合
取得する情報で会社名、⽒名、住所、電話番号、電⼦メールアドレス、アンケート内容に関する事項
5 ご販売店の皆様に関する個⼈情報 1
ご販売店様が販売⽬的での契約当事者または販売当事者の場合
取得する情報で会社名、⽒名、住所、電話番号、電⼦メールアドレス、購⼊商品、契約内容に関する事項
・製品を正しく指導・販売出来るように販売店様の⽀援、情報の提供
・製品及び製品に関連する商品の情報提供
・当社内で製品の購買に関する分析
・当社が主催・共同開催するセミナー・イベント情報等の提供
6 ご販売店の皆様に関する個⼈情報 2
ご販売店様と当社が認定契約当事者となる場合
取得する情報で会社名、⽒名、住所、電話番号、電⼦メールアドレ
ス、認定契約内容に関する事項
7 ご販売店の皆様に関する個⼈情報 3
ご販売店様の情報をセミナー等で取得する場合
取得する情報で会社名、⽒名、住所、電話番号、電⼦メールアドレス、契約内容、画像に関する事項
8 ご販売店の皆様に関する個⼈情報 4
ご販売店様の情報をアンケート等で取得する場合取得する情報で会社名、⽒名、住所、電話番号、電⼦メールアドレス、アンケート内容
に関する事項
9 採⽤応募者関連
履歴書、適正検査証等採用に関する資料
・社員・パート・アルバイト等の選考及び
採⽤のための情報及び連絡
10 当社の社員の個⼈情報 ・業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸⼿続(本⼈退職後も含む)、その他雇⽤管理
・⼈事選考、配属先及び出向、派遣先の決定
・報酬の決定及び⽀払、税務処理、社会保険関連の⼿続き、福利厚⽣の提供
・当社 PR ⼜は宣伝資料等における当社 PR ⼜は宣伝活動等
・適正な健康管理(健康診断の結果等の労働者の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利⽤⼜は提供を⾏いません。)
11 当社へお問合せ頂いた⽅の個⼈情報 ・当社の接客態度等の向上
・お問い合わせ内容の正確な把握と連絡
12 特定個人情報等 ・源泉徴収票・⽀払調書作成事務
・健康保険・厚⽣年⾦保険届出事務
・雇⽤保険届出事務(法令に基づいた適切な実施)
(2) 本⼈から直接書⾯以外の⽅法によって取得する場合の利⽤⽬的
個⼈情報の類型 利用目的
1 お客様情報 5
電話(録⾳を含む)サポートセンター等で問い合わせ時に取得するお客様情報
・お客様のご要望
・サポート対応
・当社の業務改善
・通話記録は、通話内容の確認
2 お客様情報 6
電話(録⾳を含む)によるお問い合わせや苦情情報
・お客様のご意⾒、ご要望やご不満を踏まえた、当社の業務活動の改善
・通話記録は、通話内容を確認する場合
3 お客様情報 7
電話(録⾳を含む)による資料請求で取得したお客様情報
・製品及び製品に関連する商品の販売の提供
・製品及び製品に関連する商品の情報提供
・当社内で製品の購買に関する分析をする⽬的
・当社が主催・共同開催するセミナー・イベント情報等の提供
・通話記録は、通話内容の確認
4 施設管理
画像情報、⼊退館受付時の会社名、⽒名情報
・当社施設における⼊退館管理、防犯
(3) 委託された「個⼈情報」の利⽤⽬的
個⼈情報の類型 利用目的
1 お客様情報 8
お預かりする各種データまたは資料
依頼事案に基づく調査・解析・改善・修正
(4) 共同利⽤に関する利⽤⽬的
個⼈情報の類型 利用目的
1 お客様情報 9
会社名、⽒名、住所、電話番号、所属部署、役職名、電⼦メールアドレス、アンケート内容、購⼊商品、契約内容に関する事項
・製品及び製品に関連する商品の販売の提供
・製品及び製品に関連する商品の情報提供
・当社内で製品の購買に関する分析をする⽬的
・当社が主催・共同開催するセミナー・イベント情報等の提供
・販売店様に対するご紹介、お取次ぎ等
利⽤する者の範囲 個人情報の管理責任者
お客様情報取得時に明⽰いたします。
・クロノス株式会社 個⼈情報保護管理者
(5) 本⼈へアクセスする場合の利⽤⽬的

上記(1)から(4)において、必要かつ利⽤⽬的の範囲内でアクセスいたします。

4. 第三者提供を前提とした個⼈データの取り扱い

当社は、次の場合を除き第三者に提供・開⽰することはいたしません。

(1) お客様の同意がある場合

※個⼈データの第三者提供にあたっては、次の⼿段・⽅法を使⽤いたします。

  • ① 書⾯の送付・交付
  • ② 個⼈データを含む電磁的記録媒体の送付・送信
  • ③ 個⼈データを含む電⼦メール・FAX 等の送信

※ご⾃⾝の個⼈データにつき、上記取り扱いに同意されない場合、お申出により第三者提供を停⽌いたしますので、個⼈情報に関する相談窓⼝にお申出ください。

(2) 統計的なデータとして、お客様個⼈を識別できない状態に加⼯した場合(例︓地域別集計表等)
(3) データベースの保守のため、協⼒会社、関連会社、提携会社に対して取り扱いを委託する場合(なお、必要かつ適切な監督を⾏います)
(4) 法令に基づく場合

5. 保有個⼈データの取り扱いに関する苦情の申し出先

・ 「個⼈情報苦情及び相談窓⼝」(末尾に記載)

6. 認定個⼈情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

認定個⼈情報保護団体の名称︓⼀般財団法⼈⽇本情報経済社会推進協会
苦情解決の申出先︓認定個人情報保護団体事務局
<住所>〒106-0032
 東京都港区六本⽊⼀丁⽬ 9 番 9 号 六本⽊ファーストビル内
<電話番号> 03-5860-7565
<フリーダイヤル>0120-700-779

7. 開⽰等の請求等に応じる⼿続

(1) 開⽰等の請求等の申し出先

「個⼈情報苦情及び相談窓⼝」(末尾に記載)

(2) 開⽰等の請求等に際して提出すべき書⾯の様式その他の開⽰等の請求等の⽅式

下記を当社「個⼈情報苦情及びご相談窓⼝」まで、郵便⼜は宅配便でご送付ください。遅滞なく迅速に対応いたします。なお郵便⼜は宅配便以外の⼿段(直接のご来社、電⼦メール、FAX 等)での開⽰等の請求等は受け付けておりません。

  • a)当社指定の「開⽰等の請求等申請書」
    お⼿元にない場合は、ご連絡ください。こちらからお送りいたします。
  • b)本⼈確認書類
    • 1)ご本⼈によるお申し込みの場合
      ∙ 本⼈の公的証明書(写し)
    • 2)下記の書類のうち該当するもののすべて
      • ① 代理権確認書類
        • i. 法定代理⼈
          ∙ ⼾籍謄本その他その資格を証明する書類
        • ii. 任意代理⼈(以下のすべて)
          ∙ 当社指定の委任状(当社指定の委任状がお⼿元にない場合は、ご連絡ください。早急にご郵送します。)※印鑑登録された本⼈の印鑑の押印がされたもの
          ∙ 本⼈の印鑑登録証証明書
      • ② 代理⼈の⾝元確認書類
        • ∙ 代理⼈の公的証明書(写し)
      • ③ 本⼈の⾝元確認書類
        • ∙ 本⼈の公的証明書(写し)
    • ※公的証明書
      以下、アまたはイを⾔う。
      • (ア) 以下のいずれかをひとつ
        運転免許証、運転経歴証明書、旅券、個⼈番号カード(⽒名と写真の表⽰がある⾯のみ)、在留カード、特別永住者証明書
      • (イ) 以下の書類をふたつ以上
        公的医療保険の被保険者証、住⺠票の写し、住⺠票記載事項証明書、年⾦⼿帳、後期⾼齢者医療の被保険者証、国家公務員共済組合⼜は地⽅公務員共済組合の組合員証、私⽴学校教職員共済制度の加⼊者証、児童扶養⼿当証書、特別児童扶養⼿当証書
      ※ご提⽰いただいた本⼈確認書類は、以下の通り利⽤いたします。ご同意いただける⽅のみ、開⽰等の請求等をお願いいたします。
      • ∙ 当個⼈情報は、本⼈からの開⽰等の請求等に応じるために利⽤いたします。
      • ∙ 本⼈確認に必要のない要配慮個⼈情報については墨塗りする等して判読できないようにしてください。
      • ∙ 法令に基づく場合を除いて、当個⼈情報を本⼈の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個⼈情報の取り扱いを委託する予定はありません。
      • ∙ 本⼈確認書類等により本⼈確認が出来ない場合、開⽰等の請求等に応じられない場合がございます。
  • c)⼿数料

    利⽤⽬的の通知及び開⽰について、1 本⼈(1情報主体)の依頼に付き⾦500円とします。徴収⽅法は振込にてご送⾦いただき、送⾦を証明する物を依頼書と合わせてお送りください。
    なお、振り込み⼿数料は開⽰請求者負担となります。
    ※⼿数料が不⾜していた場合、及び⼿数料送⾦証明が無かった場合、その旨ご連絡を差し上げますが所定の期間内にお⽀払いが無い場合、開⽰の求めが無かったものとして取り扱わせていただきます。

    振込み先
    銀⾏名みずほ銀⾏(コード 0001)
    ⽀店名渋⾕⽀店(コード 210)
    ⼝座種⽬普通預⾦⼝座
    ⼝座番号1412728
    ⼝座⼈名クロノス株式会社

8. 保有個⼈データの安全管理のために講じた措置

(基本⽅針の策定)

個⼈データの適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓⼝」等についての基本⽅針を策定しております。

(個⼈データの取り扱いに係る規律の整備)

取得、利⽤、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱⽅法、責任者・担当者及びその任務等について個⼈データの取扱規程を策定しております。

(組織的安全管理措置)

個⼈データの取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個⼈データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個⼈データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実⼜は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備 しております。
個⼈データの取り扱い状況について、定期的に⾃⼰点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しております。

(⼈的安全管理措置)

個⼈データの取り扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
個⼈データについての秘密保持に関して従業者と契約を締結しております。

(物理的安全管理措置)

個⼈データを取り扱う区域において、従業者の⼊退室管理及び持ち込む機器等の管理を⾏うとともに、権限を有しない者による個⼈データの閲覧を防⽌する措置を実施しております。
個⼈データを取り扱う機器、電⼦媒体及び書類等の盗難⼜は紛失等を防⽌するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電⼦媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個⼈データが判明しないよう措置を実施しております。

(技術的安全管理措置)

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個⼈情報データベース等の範囲を限定しております。
個⼈データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス⼜は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導⼊しております。

(外的環境の把握)

個⼈データの取り扱いについては外国にある第三者には提供しておりません。

個人情報に関する相談窓口

〒101-0022 東京都千代田区神田練塀町300番地 住友不動産秋葉原駅前ビル17F
クロノス株式会社
管理本部 個人情報相談窓口 担当者
電話:03-3525-8018
FAX:03-6853-7781
受付時間 月曜日~金曜日10:00~16:00
(平日は11:30から13:00 、祝日、当社指定休日を除く)

  • 注意事項
    • ∙ 郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。
    • ∙ 必要事項を全てご記⼊ください。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。
    • ∙ 個⼈情報保護法の例外規定にあたる場合等、開⽰等の請求等にお答えできない場合がございます。
    • ∙ 内容により、お時間をいただく場合がございます。
    • ∙ 開⽰等の請求等にともない収集した個⼈情報は、開⽰等の請求等に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出していただいた書⾯は当社で適切に廃棄いたします。
    • ∙ 「訂正等」、「利⽤停⽌等」の結果、該当するサービスがご利⽤いただけなくなることがあります。あらかじめご了承ください。
  • 「個⼈情報」とは、当社がお客様/お取引/従業者等からご提供いただく会社名、⽒名、住所、電話番号、電⼦メールアドレス等、お客様個⼈を識別できる情報、あるいはお客様個⼈に固有の情報を意味します。
  • 「保有個⼈データ」とは、電⼦計算機を⽤いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物⼜は⼀定の規則に従って整理、分類し、⽬次、索引、符合等を付すことによって特定の個⼈情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個⼈情報であって、当社が、本⼈から求められる開⽰、内容の訂正、追加⼜は削除、利⽤の停⽌、消去及び第三者への提供の停⽌の求めのすべてに応じることができる権限を有するものをいいます。詳しくは、「個⼈情報苦情及びご相談窓⼝」までご連絡ください。