全体的な紙運用と管理をシステム上ですべて完結。
丸2日必要としていた締め作業を30分まで短縮することが
できました

社会福祉法人孝仁会

業種医療・福祉
社員数 400人（2025年10月時点）
住所〒085-0061
北海道釧路市芦野1丁目27番1号
Web http://www.k-yuwakai.or.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン

当法人は北海道の道東地区と札幌市内に介護保険施設、保育施設の運営をしている法人です。介護・保育ともに人材確保が難しい業界ではありますが、職員の通常業務以外の負担軽減を目的として積極的なICTシステムの導入に取り組んでいます。

課題
- 紙と手入力による全体的なアナログ管理が負担に
- 紙の保管でさまざまなコストが発生
導入のきっかけ
- 費用対効果が見込めたことで運用のイメージが明確に
効果
- 丸2日必要としていた締め作業を30分まで短縮
- 時間的コストの削減で費用対効果を実感
- システム上で正確に把握し、根拠に基づいた管理を実現

今回、紙によるアナログ管理から脱却し、全体的なコスト削減と業務効率化を目的に導入した勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」によって、時間的コストの削減で費用対効果を実感しながら、勤怠の締め作業にかかる時間を大幅に短縮したという社会福祉法人孝仁会様にお話を伺いました。

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課題

紙と手入力による全体的なアナログ管理が負担に

クロノスの導入前は出勤簿で出退勤の記録を行い、申請においても紙による運用だったため全体的なアナログ管理が課題となっていました。
特に、月給制の職員は出勤簿に押印し、各種申請は紙の申請書を提出するといった運用方法でしたが、一方でパートタイマーの従業員においては各自が働いた時間を記入し、確認・集計してから管理側に資料として提出する必要があったため、やらなければいけない行程が多く、従業員にとっても作業負担が大きい状態でした。
管理側はパートタイマーから提出された資料を確認して集計を行っていましたが、月給制従業員の集計と比べると全体として約2～3倍の作業量が発生していたと思います。
給与移行においても、月給制従業員は出勤簿を見て作成した集計一覧表と、パートタイマー職員から提出された集計表を確認しながら給与システムに手入力で対応していため、紙によって手入力が多く発生する運用と管理方法を無くしていきたいという想いが強かったです。

紙の保管でさまざまなコストが発生

特に悩まされていたのが、紙の保管でした。
保存期間が5年間と定められているため、9拠点分の書類を保管しようとすると6〜10畳ほどの部屋が書類で埋まってしまうほどのスペースが必要で、積み重なる書類を前に「早く処分したい」と思いながらも保管義務があるため捨てられず、もどかしさと限界を感じていました。
保管期間を過ぎた書類は業者に依頼してシュレッダーで裁断していましたが、その処理にもコストが発生し非効率さを痛感していたため、システム化を実現できればこうした物理的な制約や管理面での苦労から解放されるのではないかと、当時感じていた部分でした。

導入のきっかけ

費用対効果が見込めたことで運用のイメージが明確に

紙による運用ではデータ集計や内容確認、書類の保管などあらゆる工程で負担が大きく、今後も紙で管理を続けていくことに限界を感じ、勤怠管理システムの導入を検討したことがきっかけです。
打刻方法についてはさまざまなタイプを試しましたが、ICカードの場合は紛失のリスクも考えられたため、生体認証での運用を選択しました。
検討の段階から運用後のイメージができるよう、事前にデモンストレーションを行ってもらえたことで精度の高さを確認できたこと、またそのほかの機能面でも課題解決につながるイメージが持てたことが、クロノスを選んだ決め手となりました。
さらに、紙運用にかかる人件費や保管コストとシステム導入費用を比較した結果、長期的には十分な費用対効果が見込めると判断しました。
費用が伴うことから経営陣の理解を得るため、まずはパートタイマーの勤怠管理に限定してクロノスを導入し、社内周知や運用体制を整えながら9か月間試験的に稼働した結果、想定通りの勤怠管理を実現し、要望に沿った運用が可能であることを確認できたため、全拠点での導入を正式に決定しました。

効果

丸2日必要としていた締め作業を30分まで短縮

当初はパートタイマーの導入を行い、その後月給制の従業員を対象に全拠点での導入を行いました。導入してからは約1年半以上経過しますが、勤怠管理が非常に楽になっています。
具体的にはこれまで出退勤の記録、集計、給与移行までを丸2日かけて入力していた時間を、クロノスを導入してからすべての拠点分の勤怠集計を30分ほどで終わらせることができている状態です。
紙で行っていた申請と承認は、「クロッシオン」からWeb上で確認できるようになり、24時間いつでもリアルタイムで承認できるため非常に便利です。
また、以前までは紙運用に加えてシフト管理をExcelで作成していましたが、「クロノスPerformance」のシフトExcel貼付オプションに切り替えることで、当初使用していたシフト表の管理、保存や実績などすべてをシステム上で管理できるようになったため、データの一元管理ができるようになっています。
また、勤怠に関わる資料もシステム上で帳票としてまとめられるようになり、作業時間の効率化につながっています。従業員がシステムで記録された客観的な数字や時間を前提に確認できるようになったことで、管理側は必要に応じて確認し、締め作業を行うだけのフローとなり、日々の確認作業も格段に改善されました。

時間的コストの削減で費用対効果を実感

悩まされていた紙の運用と保管は「クロッシオン」で解決し、データとして保管できるようになりました。
システム化することでワークフロー申請における承認ルートを規定に合わせてカスタマイズし、役職によって承認の段階が一段階で済む場合や二段階必要な場合など、柔軟に対応できる点も便利になりました。
これまでは紙運用であることから、どうしても承認までの時間を要してしまいましたが、今では運用に合わせてカスタイマイズし、時間短縮しつつ時には各拠点の要望に応じることもできています。
また、全拠点への導入は段階的に進められましたが、試行錯誤を重ねた結果、現在ではすべての施設で紙を使わずに運用と管理が滞りなく行えるようになりました。
特に、従来必要だったダブルチェックやトリプルチェックに割いていた作業時間が削減されたことで、時間的コストの短縮が大きなメリットとなり、費用対効果の実感にもつながっています。

システム上で正確に把握し、根拠に基づいた管理を実現

クロノスの導入前は、どうしても残業申請が事後になってしまうケースが見られましたが、今では残業が発生する際に必ず事前申請を行うという運用が定着しているため、従業員の意識にも変化が現れたのではないかと感じています。
実際に平均残業時間の減少という数字にも表れており、さらに残業申請や法定休日の取得状況をシステム上で正確に把握できるようになったことで、根拠に基づいた管理が可能になったことも大きな成果です。
また、日々の操作の中で課題が生じた際にはサポートへ問い合わせることで、システムへの理解が深まり、安心して運用できる環境が整いました。
今後は全拠点でのさらなる業務改善を目指して、より効率的な勤怠管理を実現していきたいと考えています。

導入前

導入後

クロノスから社会福祉法人孝仁会様へ

札幌営業所 – 営業担当コメント

日頃より弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。
時間的コストや紙書類の保管コストの削減について、弊社製品が貴法人のお役に立てていることを感じ、心より嬉しく思っております。
今後も、よりよいサービスを提供できるよう精進してまいりますので、よろしくお願い申し上げます。

取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
弊社のサポートを日頃よりご活用いただき、導入当初からさらにご理解が深まっているとのお言葉を頂戴し、私たちも大変安心しております。
改めまして数ある製品の中から弊社の製品をお選びいただき、継続してご愛顧いただけていること、心より感謝申し上げます。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。