効果は勤怠管理の迅速化・効率化にとどまらない。
勤怠の「見える化」で、社員が自分の働き方を振り返るきっかけに。
『クロッシオン』によって脱Excel®とペーパーレス化に成功したのが、中小企業にITサポートサービスを提供する浅間商事株式会社様です。
新しい勤怠システムの導入によって、勤怠管理の効率化や法改正への対応だけでなく、社員の「働き方に対する意識の変化」という成果も得ることに。
テレワーク時代にも便利な『クロッシオン』がどのような導入効果をもたらしたのかを、コーポレートチームの藤岡様、西郷様、広報担当の水野様に 伺いました。
「中小企業のITアドバイザー」として
浅間商事株式会社様は中小の顧客企業のIT活用に対し、顧客企業の情報システム部員として、時流にあった情報提供、手の届く価格で「ちょうどいい価値」のご提案、導入後もよりそうサービスを提供しておられます。
「お客さまの次の10年を共に創る会社でありたい」という想いを胸に、パソコン・複合機などのIT機器の提供から顧客企業社内ITサポートなどのサービス、働き方のご提案などのコンサルティング業務にいたるまで幅広く提供。
毎年約3,000社の顧客企業にアドバイスし続けておられます。
「Excel」＋「紙」の勤怠管理における課題とは？
社内に専任のIT担当者を置けない中小企業にとって、必要なITをトータルに提案・サポートしてくれる心強い味方が浅間商事株式会社様です。「中小企業のはたらき方を効率的で安心なものにする」をミッションに、年間約3000もの事業所が同社のサービスを利用しています。
これだけ多くの顧客を抱えていると、社員の外出は多く、客先で退勤時刻を迎えることは少なくありません。勤怠管理が容易ではない環境ですが、以前はExcelと紙によって勤怠を管理していました。
出退勤時刻を記録する出勤簿と有休申請のフォーマットはExcelで運用。社員自らがExcel上のカレンダーに出退勤時刻を入力し、有休を取る場合にはExcelの申請フォーマットを紙で出力。その申請用紙に上長が承認印を押していました。
「以前のこのやり方では打刻漏れがどうしても防げませんでした。打刻漏れのない月は一度もなかったですね」（コーポレートチーム・西郷氏）
「Excelデータだけでなく紙のデータも同時に出るので、その保管スペースも必要でした」（コーポレートチーム・藤岡氏）
主に西郷氏が集計を行い、その確認を藤岡氏が行う2名体制の勤怠管理でしたが、一番苦労したのは外出の多い社員とのやり取りだったそうです。
「社員の申告してきた勤怠データにミスがあり修正をお願いしたくても、本人が外回りで会社にいない。戻ってきて修正した申告書を出力しても、今度は上長がいない。給与の締め日が近づいているのに承認印をもらうためだけに紙のやり取りが発生してしまう。紙をベースにしたやり取りは時間も手間もかかっていました」（西郷氏）
法改正に対応でき、新しい就業規則・働き方を支えられる勤怠管理システムに
当時、同社では事業場外みなし労働時間制が採用されており、勤怠時間に対する各社員の意識はあまり高くなかったそうです。
「しかし年次有給休暇の取得義務や労働時間の客観的把握方法の確立など、労働基準法が改正され、適切に対応しなければならなくなりました。また当社の就業規則を変更し、勤怠管理そのものも見直すことにしたんです。そのためにはExcel＋紙からの脱却が必要でした」（藤岡氏）
当時の藤岡氏と西郷氏の本音としては「給与計算の対象者が50～60名ならまだ2人で頑張れそう。しかしそれ以上になると自信がない」。そのためできれば勤怠管理システムを導入して処理したい気持ちはその頃からあったそうです。
「『X’sion （クロッシオン）』の導入は、じつは当社代表自らが「お客様にも勧めやすそうなので、これにしましょう」と推薦した製品です。鶴の一声で決まったのですが、勤怠管理システムの導入は私たちの強い希望でもあったので、社長自らが推してくれて、助かりました」（藤岡氏）
『クロッシオン』導入後は次のようなフローで勤怠管理を行っています。①出勤時刻・退勤時刻に社員がスマホやPCから打刻。→②打刻された勤怠データは自動的に集計。→③打刻漏れがあればスマホやPCから修正。→④データは上長がWEB上で承認。→⑤集計・承認された勤怠データが担当の藤岡氏・西郷氏のもとに。
これによってペーパーレス化が実現。クラウドによって社員・上長・コーポレートチーム2名の情報共有がスムーズにできることで、締め日を待たずに打刻漏れを本人に伝え、その後の上長承認もスマホやPCから実行できます。
「以前は勤怠を締めた後に打刻漏れを発見し修正・承認を行っていました。しかし今では打刻漏れがあれば、それを知らせると社員は外回りの最中でもスマホで修正し、そのデータを上長はすぐに承認できます。私の立場から見ると、打刻漏れを発見した日のうちに、その場で解決できるようになりました」（西郷氏）
場所を問わず外出先でも打刻・各種申請・承認・確認ができるクラウドサービス『クロッシオン』は、テレワーク環境を整えることにも貢献できています。同社ではコロナ禍を契機にテレワークを本格的に採用。『クロッシオン』の導入は、現場・上長・コーポレートチームの3者の立場それぞれにメリットをもたらしている。
「勤怠データを取りまとめる私自身も自宅から対応でき安心です。小さな子供がいるため急遽出勤が難しくなる場合があり、それが給与の締め日あたりだと、以前ならかなり焦るような事態でした。しかし今なら自宅から処理できます。絶対に出社しなければというプレッシャーがなくなり、気持ちの疲労度は変わったと思います」（西郷氏）
疲労度の軽減は『クロッシオン』導入で得られたメリットの一つになっています。以前Excelで管理していた頃は、締め日の後に有休や早退の申請書を並べ、Excelデータと突き合わせて日付や残日数の管理をしていました。2つのデータを見比べ、有休の日付の違いなどを目視で拾っており、確認のため再度データを見比べる作業を繰り返していました。
「この地道な突き合わせ作業が、大変だったんです。しかし『クロッシオン』の導入で、以前のように目を凝らして確認しなければならない作業が減ったことも、個人的にはメリットを感じている点です」（西郷氏）
現在は『クロッシオン』に蓄積された勤怠データを、条件を設定して抽出し確認できます。特定の社員の有休残日数の確認や日付の相違のチェックなども簡単にできるようになりました。一方で有休の付与も自動でできるため、ヒューマンエラー防止にも効果的だと評価されています。
もともとは法改正に基づいた就業規則変更に伴う『クロッシオン』の導入でしたが、同社の「働き方改革の実現」についても大きく貢献しています。まず事業場外みなし労働時間制を廃止。1分単位の残業計算、給与計算期間内での振替代休処理の実施を実現しています。これによって社員たちの意識も変わったそうです。
「わかりやすくいえば、『クロッシオン』によって自分の勤怠状況を可視化しやすくなり、社員が自分の働き方を振り返りやすくなったのかもしれません。1分単位で残業代が支払われる安心感が生まれた一方で、今の働き方や時間の使い方、効率をあらためて考えるきっかけになったのではないでしょうか」（広報担当・水野氏）
社員の意識の変化は実際の数字にも表れています。就業規則の変更に伴って勤務時間が30分短縮し、当初はある程度の残業を想定していたそうです。しかしこの見える化が功を奏したのか、社員の残業時間は以前に比べて減っているそうです。
コーポレートチームの藤岡氏も時間の使い方に変化が表れました。
「『クロッシオン』導入で勤怠管理にかける時間を節約できたのは事実です。私は採用担当もしており、以前なら考えにくいことですが、今では給与計算の時期に面接のアポを入れる余裕が生まれています」（藤岡氏）
なお、冒頭で西郷氏が「以前は打刻漏れがない月はなかった」と当時を振り返っていましたが、現在、打刻漏れの件数は大幅に減ったそうです。「『クロッシオン』の新機能で、打刻漏れのエラー表示が以前より視覚的にわかりやすく表示されるようになり、月締めのポップアップで注意喚起できています」（西郷氏）
浅間商事株式会社様では今後、HR系のソフトの導入や管理業務の自動化で、より効率的な業務運営を目指しています。ミッションである『中小企業のはたらき方を効率的で安心なものとする』その提案において、クロノスの『クロッシオン』も、その選択肢の一つとなれるように今後もクロノスでは技術力・サポート力をより一層磨いてまいります。