システム導入により、従業員のスマートフォンをタイムレコーダーとして利用できるようになり打刻漏れが減少。
従業員のスマートフォンをタイムレコーダーとして利用できるうようになり、打刻漏れが少なくなりました。打刻漏れがあった場合でも、確認作業が簡易的になり、管理者の時間を効率的に使えるようになりました。
申請・承認についてもスマートフォン上で完結できるようになり、紙の保管物も減少。システムで俯瞰的に就業管理を行うため、管理者は権限を委譲した上で傍目で情報を把握すれば良くなりました。
また、従業員自らが自身のタイムカードを日常的に見直すことになったため、スケジュール管理を意識できるようになり、働き方改革の実践につながる副次的な効果がありました。
株式会社 新規開拓様は、主として顧客企業の社員研修を通じて人材の育成をサポートする、コンサルティングカンパニーです。
組織の一員として「自ら考え、情熱的に行動し、お客さまに求められる」人材の育成を志向。人材育成を通じて、顧客企業の組織および個人の夢を実現し、社会の発展に寄与することを社是としておられます。
これまでも、さまざまな業界の企業をサポートしてきた同社ですが、特に創業者の経験に基づく女性の人材育成についての強みを生かし、第一線で活躍する多くの女性人材を育成してきました。社会における女性の活躍推進が課題とされる今日において、これからますますの活躍が期待される企業です。
会社創業当初は、出退勤を管理するという概念が無かったとのことですが、創立10年を迎えたころ、従業員数が増加したこともあり出退勤管理の導入を検討されました。
当初は、他社製のICカード式タイムレコーダーをご利用でしたが、顧客企業への講師の派遣が主となる業務の特性上、従業員には直行直帰が多く、会社に設置してあるタイムレコーダーで打刻してもらうのは難しいという問題を生じました。
このため、出勤簿は打刻漏れが多くなり、管理者が従業員から出退勤時間を確認して、もう一度エクセルに情報を入力していくという二度手間を生じていました。
また、据え置きのタイムレコーダーでは、1台あたり1拠点でしか勤怠の管理ができないため、会社全体としての出退勤情報の把握をすることが難しいことにも不満を感じておられたそうです。
「直行・直帰」が一般的な就業環境のため、出退勤の打刻が出来ないという悩みを抱えておられました。
弊社ソリューション導入後は、スマートテレタイムを活用し、どこにいても出退勤の打刻ができるようになりました。
また、勤怠申請承認クラウドサービス クロッシオンを使い、申請・承認についてもスマートフォンから行うことができるようになったことで、ペーパーレス可と業務の効率化を推進することが可能になりました。
以前は、管理者が一人で勤怠データの管理をされつつ、社内の申請・承認も紙ベースでやり取りされていました。
今回、AWS上で稼働するクラウドサービスのクロッシオンを導入したことで、外出先でも打刻データや申請内容を確認できるように。情報を俯瞰的に把握できるようになったため、一部権限の分散・委譲に至りました。
管理者は本来の業務に時間を割くことができるようになり、導入による負担軽減を実感されているそうです。
従来、従業員は総務担当者に毎回確認することにより、自身の有給休暇の残日数を確認してきました。
今回、クロッシオンを導入いただいたことで自分自身で有休の残日数を確認できるように、確認の手間が省けるようになるとともに、働き方改革への認識が深化しました。
いままでは、拠点ごとに出退勤データが存在していたため、時間の集計をそれぞれの拠点で行う必用がありました。
現在では、各拠点のデータを一元管理できるようになっただけでなく、拠点を離れて外出先でも出退勤の時間を管理できるようになりました。
今回、システムを導入するにあたり、会社がもっとも忙しい時期を選んで、あえてシステムを本稼働させました。一番大変な時期を乗り切れるならば、どんな時でも運用できると考えたからです。
結果、大きな反発を招くことも無く、システムを本稼働することに成功しました。
システムの導入をスムーズに実現できたポイントは、管理者からの従業員に対する意識付けにあったと考えています。出退勤打刻については、打刻にあたるタイミングで管理者から3ヶ月間の間通知を行い、確実に打刻してもらえるように心がけました。（当社の従業員は基本的にセミナー講師のため、イベントの開催時間を把握し、開始時刻と終了時刻の前に通知を行うようにしました。）
また、打刻漏れを生じてしまった際にも、該当の従業員を責めるのではなく、次回からは打刻してくれるように心理的なアプローチを行うように心がけました。
有給休暇についても、従業員が意識して取得と管理をしやすくなるように、毎月月初に通知メールを全従業員に送付しています。
当社としては、現在はシステム活用の第一段階と考えています。スマートフォンで出退勤を取ることと申請・承認をするという意識づけができた段階です。
実際には、すべての申請・承認をクロッシオン上で完結するにはいたらず、一部の申請は紙ベースで行っているものもあります。
次の段階では、すべての申請・承認をシステムベースで完結させるべく、従業員に浸透させていく考えでいます。
まだまだ、活用しきれていない機能もあるため、今後更なる業務効率化を進めていきたい考えています。
