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一見些細に思われた勤怠管理の効率化や食券発行システムの見直しが、実際には大きな成果を生んだ！
私たち総務課としては、なるべくコストをかけずに充実した福利厚生を実現していきたいと常々考えています。当施設は早期在宅復帰をめざす高齢者がたくさん利用しておられ、この目的を達成するために、スタッフが持続的・継続的に利用者様を支援できるよう、スタッフが長く働きやすい環境を用意することが私たちの本分だからです。
このため、スタッフにお昼を楽しんでもらったり、給与支払いについて納得・安心してもらえる確実な勤怠管理・給与支払いシステムを構築することは大きな意味を持ちました。
滋賀県東近江市、3,344㎡もの広大な敷地に建つ老人保健施設「リハビリセンターあゆみ」。
利用者が早期に自立した生活に戻るための支援に特に注力。
所期の目的を達成するため、先進の機能訓練室や広々とした浴室など充実した設備環境を整え、利用者をお迎えしておられます。
社会福祉法人 真寿会様では、従来、他社製のソフトウェアを利用し、1施設あたり最大で70～80名の勤怠管理・給与処理を行ってこられました。
このたび関連5施設を一括し、同法人の総務課様で管理する体制に変更されるにあたり、処理の対象となるスタッフの数が一気に200名を超えることに。
同法人で働くスタッフは、正規職員だけでも定時が20種類以上に及ぶほか、給与形態も「月給制」「時給制」「年俸制」と多岐にわたります。24時間/365日、常に人が働いている環境であり、管理業務は非常に複雑であるにもかかわらず、対象スタッフの数が増えることで、時間的にも人数的にも手が回らなくなることが予想されました。
このように複雑かつボリュームのある就業環境に対応可能なソリューションをご検討され、たどり着いたのが「就業管理クロノス」でした。
スタッフの勤務形態がそれぞれ異なることから、管理業務が煩雑でタイムカードを一斉に締めることすら難しい状態でしたが、クロノスの導入後は状況が格段に改善されました。
従来は勤務状況に不明点がある場合は、時間を見計らって本人に直接問い合わせる必要がありました。
テレタイムZaionを導入したことにより、職員・スタッフが自分で実働時間や休暇を申請できるようになり、意識改革にもつながりました。
食堂で食事した昼食費は給与から天引きとなりますが、従来は実際の状況とデータとの齟齬を生じることも多く、問題となることがしばしばありました。
テレタイムXで食券を発行し、データをクロノスに反映する方式にしたことにより、給与からの天引きも自動で正確に行うことができるようになり、業務効率が格段に上がりました。
食券発行をシステム化してからは、各スタッフが入力したメニューのデータを見ながら厨房スタッフが調理するため、紙による頻繁なやり取りをする必要がなくなりました。早い段階でメニューと数量を把握できるようになったため、食材ロスの削減などの効果も出ていると思います。食券発行のシステム化や、総務課・厨房の努力により、以前は1種類だったメニューが現在は5種類まで増え、スタッフは日替わりで違うメニューを楽しめるようになりました。
このように、食券発行システムによって食堂が充実し、働く人が成果を実感できる福利厚生を実現することができました。
