打刻漏れやデータの不備など、
確認にかかる手間を大幅に軽減。システムの拡張性を活用し、
業務の効率化を図れるようになりました

東亜ソフトウェア株式会社

業種情報通信業
社員数 29人（2024年4月時点）
住所〒683-0801
鳥取県米子市新開7丁目13-38
Web https://www.toasoft.co.jp

クロノスPerformance
クロッシオン

お客様に最適なIT導入プランをご提案するために、信頼できるパートナーとして総合的な体制を整え、ご要望にお応えしています。
お客様の要望をお聞きし、お客さまに合ったパッケージ選定から導入サポートまでを行っています。
パッケージの組み合わせ、連携、必要に合わせプログラム開発し、信頼できるパートナーとして総合的な体制を整え、トータル的にお客様の業務をサポートしています。

課題
- システム化を行うものの機能不足により手間が発生
- 機能の制御を加えることができず勤務時間と打刻データにズレが発生
導入のきっかけ
- 使い勝手を比較しクロノスへ切り替え
効果
- 機能の制御を加えることで管理が楽に
- 申請フォームのカスタマイズで使い勝手の良さを実感
- システムの拡張性を活用して業務効率化を実現

今回、打刻方法の運用を見直し、目視による勤怠データの確認作業から脱却することを目的に導入した、勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」によって、従業員の勤怠への意識変化を実感しながら、システムの拡張性を活用して業務効率化を図ることができたという、東亜ソフトウェア様にお話を伺いました。

課題

システム化を行うものの機能不足により手間が発生

導入前は、タブレットにICカード認証端末を接続して打刻を行い、勤怠集計はシステムで運用していました。
打刻に関しては特に問題はありませんでしたが、勤怠集計をする際に月次申請となるものがシステムの機能として搭載されていなかったため、すべての打刻データを従業員自身で確認し、打刻漏れや不備がないかをチェックする必要がありました。
記録漏れのある状態で管理側へ届かないようにするため、従業員に漏れがないか確認するよう通知するものの改善が図れないことや、申請されたデータは管理側に届く前に上長がダブルチェックを行っていたものの、その後管理側でも最終確認をしなければ安心できなかったこともあり、データの確定に多くの時間がかかっていました。
また、各申請ではフォームのカスタマイズができず、勤怠以外の申請に対応できなかったことも使いづらさのひとつとして感じていました。
システム化しているにも関わらず、一部機能が不足していたことによって発生していた手間や、自由度の低さを見直したいと考えていました。

機能の制御を加えることができず勤務時間と打刻データにズレが発生

打刻システムはスマホからWebでも利用できる仕組みを採用していましたが、その利便性の一方で、どこにいても打刻できるため勤務時間と打刻データにズレが生じるといった課題が浮き彫りになりました。
働き方としてフレックス制度を導入しているため、Web打刻の利点は十分に感じていたものの、こうした運用面での課題を認識していたことから、運用方法は維持しつつ、システムの機能である程度の制御を加えながら従業員の意識改革も図るべく、システム運用の見直しを検討していました。

導入のきっかけ

使い勝手を比較しクロノスへ切り替え

実は以前のシステム導入時にもクロノスを検討していましたが、当時は諸事情により別のシステムを採用しました。
しかし、その後の運用を通じて感じた使いづらさとクロノスの機能や柔軟性を比較した結果、切り替えることで得られるメリットを改めて実感したことから「やっぱりクロノスにしよう」と決断し、システムの切り替えを行いました。市場には多くの勤怠管理システムが出回っていますが、使いやすさや細かな設定ができるということからもクロノスがいいなと思い、導入を決定しました。

効果

機能の制御を加えることで管理が楽に

クロノスに切り替えた後もWeb打刻を引き続き活用していますが、テレワーク申請が上がっている該当日についてはWeb打刻を許可する設定を行っています。
申請内容に基づいてWeb打刻を活用し、機能に制御を加えることで正確な時間と場所からデータを記録できるようになり、データのズレを防ぎつつ運用から管理までスムーズに業務を進めることができています。
また、クロッシオンの機能の在席一覧から、アイコンでわかりやすく在席状況を確認できるため、出退勤打刻の漏れや外出などの状況をすばやく確認できるようになりました。

申請フォームのカスタマイズで使い勝手の良さを実感

これまでは自由度が低く使いづらさを感じていた申請も、クロッシオンの導入により大きく改善されました。
申請フォームを作成する際には、申請内容の項目を自由に設定できるため、必要に応じて管理したい項目を追加するなど使い勝手の良い運用ができるようになりました。
申請フォームをカテゴリーごとで申請経路を分けて、運用できる点も非常に便利です。
残業申請では、事前申請の時刻より早く退勤打刻をした場合でも、申請内容を反映せずに打刻情報を正として反映してくれるため、再申請の必要がなく、従業員にとっても”事前申請が手間”と感じさせてしまう要因を解消できていると感じています。
また、都度、勤怠運用に変更があった際にはクロッシオンのお知らせ機能を活用して通知を行っていますが、画面のWeb打刻を行う隣にお知らせ機能がわかりやすい場所に配置されているため、社内通知など日常的な運用の中でも頻繁に活用していて、その便利さにも使い勝手の良さを実感しています。

システムの拡張性を活用して業務効率化を実現

現在では、従業員が締め日に月次申請を行うようになり、各自が打刻データを確認したうえで申請するという意識が浸透しています。
その結果、管理側から打刻漏れや不備を細かくチェックする手間が大幅に軽減され、締め作業後の負担が大きく減りました。従業員自身が責任を持って確認し、申請するようになったことで、運用の効率化にも繋がっていると感じています。
もちろん、最終確認は今でも行っていますが、以前のように細部までチェックする必要はなくなり、残業やテレワーク時の申請など、システムの拡張性を活用して業務効率化を図れるようになりました。
また、外国人従業員が母国に帰国してテレワークを行う場合でもシフト作成や設定や計算式で対応できるため、これまでの運用で特段困ったこともなく、柔軟に対応できています。

導入前

導入後

クロノスから東亜ソフトウェア様へ

大阪営業所 – 営業担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
弊社のシステムに切り替えていただいたことで管理側の手間の削減と、従業員の皆さまがより働きやすい環境を実現したとのお話を伺い、大変嬉しく思いました。
今後もより良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。

取材担当コメント

取材では貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
数々の有難いお言葉に加え、比較検討の場面では「やっぱりクロノスにしよう」といったお声があがったと当時のお話を伺い、大変嬉しく感じながらお話を伺っておりました。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品づくりとサービスの向上に努めてまいりますので、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。