ペーパーレス化と会社全体の意識変化を実感。
有休管理もかんたんかつ効率的に、勤怠業務全体がスムーズになりました

マックシステム株式会社

業種情報通信業
社員数 28人（2024年4月時点）
住所〒102-0072
東京都千代田区飯田橋2丁目14番2号
雄邦ビル2F
Web https://www.mac-system.co.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン

システムの受託開発・パッケージソリューション、エンジニア派遣をご提供しております。お客様のニーズや企業の経営環境は刻一刻と変化しており、様々なニーズにお応えするため「お客様起点の発想」で各ソリューションのご提供をおこなってまいりました。
また、パッケージソリューションでは、勤怠管理・入退室管理システムの販売・導入、および付随製品の販売など提供しており、特に勤怠に関連のサービスを幅広く取り扱っております。入退室データをクロノス打刻データに変換できる出来るツール、「KASUGAI(カスガイ) 」という自社製品もご用意しております。
※弊社は、クロノスの販売・インストラクターパートナーです。

課題
- アナログ管理による非効率な作業と管理、社員まかせの運用
- 紙の無駄と手間のかかる運用
- 有休の管理方法が煩雑に
導入のきっかけ
- お客様の立場に立って利便性を実感したい
効果
- 手間を削減しながら業務フローを明確化
- 会社全体で勤怠管理への意識が向上
- お客様の立場に立って提案できる環境を構築

今回、紙や手作業によるアナログ管理から脱却し、正確性の向上と業務効率化を目的に導入した勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」によって、ペーパーレス化を実現するとともに、会社全体の勤怠意識の変化を実感、クロノスを自社活用することで、お客様の立場に立った提案ができる環境を構築したという、マックシステム様にお話を伺いました。

課題

アナログ管理による非効率な作業と管理、社員まかせの運用

導入前の勤怠管理は、エクセルと紙ベースで運用していました。
当社はシステム開発を行っていることもあり、工数管理用の日報で利用して、勤務表・勤怠申請書等が出力できるエクセルツールを、各自で入力して上司に提出、上司のチェック後、管理担当者が集計を行う方法を採用していました。
勤務表や有休申請などはすべて目視で確認した後に、印刷して集計表に手入力する方法で管理していたため、転記ミスのリスクがありました。
また、現場常駐で社内にいない社員については、メールで修正を依頼、内容を再確認するなど、確認に時間を要し、非効率的でした。
社員が自身で勤怠を記入するため正確性に欠ける面もあり、有休消化や残業については上司のチェックはあるものの、本人まかせになっているのが実情でした。
こうした人まかせの運用は、フレキシブルな対応も可能である一方、その柔軟性が良い面と悪い面の両面あり、柔軟性より正確性と効率を重視することを考えていました。

紙の無駄と手間のかかる運用

集計時にも課題がありました。従業員数がそれほど多くなかったため、膨大なデータを処理する必要はありませんでしたが、勤務表と各種申請書を紙で保管していたため、紙の使用に無駄が多く、この点に改善したいと考えていました。
特に無駄と感じていた部分で言うと、申請書が上げられます。
申請書はA4サイズで印刷していましたが、フォーマット自体が小さいため、A4で印刷すると余白が多く発生し、紙の無駄が目立つと共に、切り取って提出するなどの手間がかかり、アナログ感と非効率さを感じていたため、運用そのものを見直すことで改善を図りたいと考えていました。

有休の管理方法が煩雑に

有休管理の運用としては、従業員が各自でマネージャーに申請書を提出し、マネージャーがグーグルドライブに格納。その後、管理側がファイルを確認して印刷するといったフローでした。
こうしたプロセスでは、ミスがあった場合、一段階、二段階のチェックをすり抜けてしまうリスクがありました。また、勤務表に有休の入力がされているにもかかわらず、有休申請が提出されていない場合、本人と上司に確認を取るのに時間がかかり、集計に支障が出ていました。
有休付与管理は計算式を組み込んだエクセル表を作成し、従業員ごとの付与日数や取得日数を管理していましたが、この工程でもヒューマンエラーのリスクが常に伴っていたことや、社員によって、付与日が異なることから、付与・消滅・取得の関係性がわかりにくく、ロジカルな対応の必要性を強く感じていました。

導入のきっかけ

お客様の立場に立って利便性を実感したい

紙による運用は10年ほど続いていましたが、当社がクロノスの製品を取り扱っていることもあり、自社で活用することのメリットを感じたことや長年踏襲されてきた運用を見直しながら、お客様への提案にも説得力を持たせるため導入を決定しました。
長年の運用で浮き彫りとなった課題を問題視した際、この状況ならクロノスを導入して改善を図ろうという方向性になり、クロノスありきでシステム導入の検討を行いました。
逆に言えば、クロノスがなければ未だにシステム導入の検討すらしなかったのではないかと思っています。
また、当社の営業からも、クロノスをお客様に提案するうえで、自ら使用することでお客様の立場に立った利便性を実感できるとの意見が多く、社内でも賛成の声が上がり、スムーズに導入を進めることができました。
さらに、入退室管理システムのデータをクロノスの打刻データとして利用出来る自社開発の連携ツール「KASUGAI（カスガイ）」を活用し、本社については入退室データを出勤・退勤の打刻データとして利用し、正確性を確保したいと考えました。

効果

手間を削減しながら業務フローを明確化

現場常駐社員は「Webレコーダー」で打刻を行い、本社勤務社員はクロノスと連携した自社開発の連携ツール「KASUGAI（カスガイ）」を通じて、入退室管理システム「OAre（オアリ）」からの入退データの取り込みによって出退勤の打刻を記録していますが、リアルタイム性と正確性が向上し、従業員の日々の勤務状況を見える化させることができています。
現場常駐社員のリアルタイムでの打刻には定着まで少し時間を要しましたが、導入から約半年後にはほぼ問題なく運用出来るようになりました。「Webレコーダー」は、アプリ版も利用していますが打刻ボタンが非常にシンプルで、かんたんに出退勤打刻の記録が行えているようです。
また、紙で運用していた各申請においては「クロッシオン」のワークフロー機能を活用することで、ペーパーレス化を実現できました。
申請フォームは二段階承認や申請内容に合わせた申請経路を設定できるため、管理しやすい内容で登録し、従業員も日常で操作しやすい仕様にするなど使い勝手を良くすることで従業員の手間を削減できていると感じています。
それに加えて、業務を進める中でのあいまいさを感じる部分をクロノスによって改善できたことも大きな成果です。

会社全体で勤怠管理への意識が向上

有休残数の確認については、「クロッシオン」のタイムカード機能から直接確認できるようになり、アラート機能を活用することで、有休管理に対する従業員本人とマネージャーの勤怠に対する意識が高まったと感じています。
以前の紙ベースでの管理の時と比べ、マネージャーについては、部下からの申請を承認するフローにより、部下の勤務状況を意識して把握してすることが以前より出来るようになったと感じています。従業員全体では、アラート機能が日々の操作中に目に留まりやすく、以前よりも有休の取得率に対する意識が確実に高まったと感じています。取得を促す注意喚起もかんたんかつ効率的で、「クロッシオンのアラートを確認して下さい」と、客観的に目に見える形で話しやすくなりました。
有休取得以外にも、勤怠全体において、管理側だけでなく社員全体の意識を高めることが出来、管理側からの差し戻しや曖昧さの確認作業による負担が軽減されました。
また、年度の変わるタイミングでも有休を改めて入力し直す手間が必要なくなったことや、従業員がリアルタイムで情報を確認できること、ペーパーレス化の実現により、勤怠データの確定前に行っていた確認作業が一段階減り、データの提出までの時間が短縮されました。

お客様の立場に立って提案できる環境を構築

クロノス導入の社内業務への効果も大いに実感していますが、当社が販売や指導を行っている製品を導入することで、営業だけでなくエンジニアをはじめ、全従業員に自社の扱う製品についてもっと周知したいという狙いについても、クロノスを導入することで、“自分たちの扱う製品を知る”という意識を持たせつつ、実際に利用した体験をもとにお客様の立場に立って提案できる環境を構築できました。
こちらもクロノス導入の非常に大きな効果であると実感しています。

導入前

導入後

クロノスからマックシステム様へ

東京営業所 – 営業担当コメント

この度はお忙しい中取材のご協力をいただきまして、誠にありがとうございました。
日頃から導入指導のご支援をいただいておりますが、改めてご利用ユーザーとしての貴重なお話をお伺いできて大変嬉しく思っております。
お客様に長くご利用いただけますよう、クロノス一同精進して参りますので、今後ともご愛顧賜りますようよろしくお願い申し上げます。

取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
販売や導入のご支援をいただくなかで、貴社内でのご活用においてもさまざまな効果をご実感いただけているとのお声を頂戴し、心より有難く存じます。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。