業務負担は1/3に軽減。「あと一歩」をクロノスで解消し、
複雑な勤怠にもカスタマイズ対応でやりたいことが自然と実現できています

株式会社東京スポーツ新聞社

業種情報通信業
社員数 250人（2024年4月時点）
住所〒135-8721
東京都江東区越中島2-1-30
Web https://www.tokyo-sports.co.jp/

クロノスPerformance
クロッシオン
テレタイムシリーズ

1960年に創刊された日本のスポーツ新聞「東京スポーツ」を発行。
紙面の発行に加えて、デジタルメディア事業にも積極的に取り組んでいます。「東スポWEB」でのニュース配信や、競馬情報サイト「東スポ競馬」の運営など、多岐にわたるメディア展開を行いながら、食品事業にも進出。「東スポ餃子」や「東スポからあげ」などの販売を通じて、新たな事業領域の開拓にも取り組んでいます。
さらに、プロレスや格闘技などのスポーツ文化の振興を目的とした「東京スポーツ新聞格技振興財団」を設立し、スポーツ文化の発展にも寄与しています。

課題
- システムを導入していながらも多くの手計算が発生
- 記者の不規則な勤務の裏側で感じていた緊張感
- 裁量労働・非裁量労働社員の集計と有休の自動計算でも手入力が必要
導入のきっかけ
- 埋まることのなかった10％がカスタマイズ性の高さで逆転
効果
- 締め日前後に感じていた業務負担は体感で1/3程度にまで軽減
- 複雑性のある勤務形態でありながらもシンプルに運用
- リモートサポートで根本から課題を解決
- 第2フェーズで完全ペーパーレス化とWeb打刻の稼働を開始

今回、システムを導入しながらも発生していた手計算と手入力を排除し、カスタイズを通じて複雑な運用に対応しながら業務効率化を実現することを目的に導入した勤怠管理システム「クロノスPerformanceクラウド」と「クロッシオン」、「テレタイムシリーズ」によって、締め日前後の業務負担は1/3程度にまで軽減、手の届きづらさを感じていた複雑な勤務形態にクロノスのカスタマイズ性によって対応できているという、東京スポーツ新聞社様にお話を伺いました。

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課題

システムを導入していながらも多くの手計算が発生

導入前は現在と同様にタイムレコーダーを利用して出退勤の打刻を行い、内勤者はタイムレコーダーで直接打刻を行っていましたが、外勤者については各自から報告を受けた内容を管理側で手入力するフローで運用していました。
その後の勤怠データ集計についてもシステム上で行ってはいたものの、古いシステムであったためアップデートが難しいといった状態でした。
また、一日8時間超や週40時間超の超過計算がシステムで対応できず都度手計算で補う必要があったため、ヒューマンエラー発生のリスクを抱えながら、特に締め日付近は非常にタイトなスケジュールで業務を進めなければなりませんでした。
それに加え、内勤者の非裁量労働社員が自主的に早出出勤をした場合は、所定労働時間から早出分を手計算し、エクセルの別表で管理した後にシステムへ手入力するなどの手間がかかっていました。
さらに勤務形態も多様で記者職や事務・営業職では勤務時間も大きく異なることから、裁量労働・非裁量労働社員ごとに計算を行うため、管理側で各従業員の勤務パターンを把握して都度集計を行う場面が多く、全体としてシステムを導入していながらも手計算による作業が多く発生していました。

記者の不規則な勤務の裏側で感じていた緊張感

様々な勤務形態を採用する中で、特に記者については不規則かつ柔軟な対応が必要でした。
オリンピックや野球の世界大会シーズンなど大きなイベントが開催されると連日取材が続くため、勤務時間が不規則になり、代休の調整や休日取得の管理も非常にタイトで細やかに業務を進めなければなりませんでした。
従業員の繁忙期に合わせて管理側の業務量が増えるわけではないものの、システムへの手入力対応が続く状況だったため、大規模なイベントシーズンが近づくと「うまく回せるか」と少し緊張感を抱えていたのが当時の正直な心境です。

裁量労働・非裁量労働社員の集計と有休の自動計算でも手入力が必要

各種申請についてはシステム上での運用ができておらず、有休申請なども紙で届け出を提出してもらい、それに基づいて管理側で集計システムへ手入力を行っていました。
有休の自動計算についても、契約社員や年ごとの勤務日数に応じた付与などシステムでは対応できない部分があり、勤務日数を確認しながら管理側で都度付与日数を計算していたため、入社時期のずれなどイレギュラーなケースでは計算が複雑になりシステムでの対応が難しい状況でした。
給与移行ではCSVでの取り込みが可能だったものの、裁量労働・非裁量労働社員それぞれに対応した集計が行えず限界があり、ここでも最終的にはシステムで対応しきれない部分を手入力で補う必要がありました。

導入のきっかけ

埋まることのなかった10％がカスタマイズ性の高さで逆転

実は当初、別の勤怠管理システムを導入する予定で、設定もかなり進んでいる段階でした。
しかし、当社が採用していた複雑な集計方法への対応が難航していたところ、「クロノスのシステムであればカスタマイズによって解決できるのではないか」という紹介を受けたのがきっかけです。
勤務形態の複雑さを理解したうえでのご提案だったこともあり、興味を持って公式ホームページから問い合わせを行い、製品説明を受けました。その説明の中で計算式を柔軟に組めるという話を聞いたとき、クロノスであれば当社特有の働き方に対応しつつ、安心感を持ちながら労働基準法を遵守した運用と管理を実現できると感じ、導入を決めました。
また、当初検討していたシステムは設定を進める中で、最後の10％が「どうしても埋まらない」ことが気になっていました。
その不安を感じていたタイミングでクロノスならその10％を補えるとわかり、操作性やカスタマイズ性の高さも含めて、最終的には逆転です。
特に、Windowsアプリケーション特有のUIが使いやすく転記作業が発生する場合でも連続での入力が可能で、画面切り替えもなく直感的に操作できるため、業務をサクサク進められています。

効果

締め日前後に感じていた業務負担は
体感で1/3程度にまで軽減

クロノスを導入してからは、各拠点にタイムレコーダーを設置し、ICカードで打刻を行っています。
その後の勤怠データは「クロノスPerformance」で集計していますが、特に時間外労働の集計は格段に楽になり、ミスも大幅に減少するなど、様々な面での効果を実感しています。
まず、非裁量労働社員の早出については、始業開始時間を設定しておくことで自動的に集計され、管理者同士で二重チェックを行いながらも、締め日の前後に感じていた業務負担は体感で1/3程度にまで軽減されました。
多忙となる記者職などについてはアラート機能を活用し、働きすぎの防止や注意喚起を行えるようになったほか、アラート予測機能を用いて上長へ事前に通知するなど、管理面でも工夫できるようになりました。
さらに、遅刻や早退に関する控除については、直行直帰など職種や状況に応じて控除の有無を確認しやすく、削除した場合でも計算方法は崩れず正しく集計できる点も非常に助かっています。複雑な計算が求められる中でも運用はシンプルで、給与システムとの連携も問題なく、スムーズにデータ連携できるようになりました。

複雑性のある勤務形態でありながらもシンプルに運用

契約社員の有休付与ルールは非常に複雑ですが、初期設定の段階で細かく条件を反映してもらえたおかげで、今はミスなく計算できているため大変有難いです。
先日半休制度を導入することが決まり、早速システムでも対応を開始しましたが、初期設定をお願いしてからは自分たちでも直感的に設定を作成できており、難しい内容についてはサポートに相談しながら、それ以外はマニュアルを見ずに進められるほど操作がわかりやすく使いやすいと感じています。
また、有休管理表や出勤簿も期間や対象者を指定して帳票から出力できるため、雇用保険関連の手続きに必要な書類もスムーズに作成でき、従業員から期間内の有休消化状況を一覧で見たいと依頼された際も、出力項目を自由にカスタマイズして対応できるので非常に便利に活用しています。
アルバイトから社員への登用時に必要な有休付与の計算も同じくスムーズに対応でき、個人勤務表も柔軟にカスタマイズできることで勤務実態の見える化が進んだと感じています。

リモートサポートで根本から課題を解決

導入の決め手となったカスタマイズ性の部分では、関数を組んで複雑な集計にも対応できるようになりましたが、実際に運用を進めていく中で不安や疑問が出てきた際も、電話サポートですぐに解決できる点がとても心強いと感じています。
特にリモートサポートには非常に助けられていて、初めて問い合わせをした時には「これはわかりやすい」と感動したことを今でも覚えています。
管理側どちらかが作業を進めている間に問い合わせをして同時進行で解決できる場面も多く、業務を止めずに進められるところは有難く、単にその場の問題を解決するだけでなく、なぜそうなってしまったのかという根本の部分から丁寧に説明してくれるため、原因を理解しやすく、今後自分で設定を見直す際にも気を付けるべきポイントとして知識が増えていく感覚があります。
そうした細かなフォローも含めて、導入後も親身に対応していただけていると実感しています。

第2フェーズで完全ペーパーレス化とWeb打刻の稼働を開始

導入検討時は最後の10％でクロノスが逆転し、その後すぐに導入を決定し現在に至りますが、使い続ける中で今では本当に使いやすいと感じています。
検討段階は「あともう一歩が足りない」というもどかしさと、なんとなくやり切れない気持ちを抱えていましたが、クロノスに出会い設定を進めていくうちに、その“あと一歩”が自然と超えられてしまう感覚があり、あのときの驚きと安心感が非常に印象的でした。
2024年春にクロノスを導入してから約1年が経ちましたが、導入当初は2段階に分けた運用計画を立て、第1フェーズはより正確な勤怠データの取り扱いと自動集計の精度向上に取り組み、第2フェーズでは申請承認クラウドサービス「クロッシオン」を活用して完全ペーパーレス化とWeb打刻の採用を予定しています。
2025年春、まさに今このタイミングでその第2フェーズの稼働準備を進めているところで、これまではデータ修正が必要な場合に管理側が「クロノスPerformance」に直接入力して対応していましたが、これからは「クロッシオン」を通じて従業員それぞれが外出や再入の申請、残業時間の確認を自分で行えるようになり、さらなる業務効率化を実現できると期待しています。

導入前

導入後

クロノスから東京スポーツ新聞社様へ

東京営業所 – 営業担当コメント

平素より弊社製品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
このたびは、貴社の業務効率化に少しでも貢献できましたことを大変嬉しく思います。
また、クロノスの機能を深くご理解されているご担当者様や、指導にご協力いただいたインストラクター様に、心より感謝申し上げます。
今後も貴社のニーズに寄り添い、お役に立てるよう精進してまいりますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。

取材担当コメント

取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました
多くの勤怠管理システムの中からクロノスをお選びいただき、実現したいことが自然に叶うとのお言葉を頂戴し、大変嬉しく感じながらお話を伺っておりました。
第2フェーズの運用も順調に進んでいる頃かと思いますが、今後もクロノスを通じてさらなる効率化をご実感いただければ幸いです。
今後もしっかりとサポートさせていただきながら、より良い製品の提供とアップグレードに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。