リアルタイムによる可視化で、
把握の難しさや手作業による複雑な管理方法から解放されました
利用者のニーズに合わせ、暮らす・働く・相談するという３本の柱を大切にし、利用者の自立と 社会経済活動への参加促進を支援し続け、利用者の意思および人格を尊重にも努めながら、働く喜びにも実感頂けるよう努めています。
勤怠管理する側の業務効率化、社員への意識づけの浸透を目的に導入した勤怠管理システム「クロノスPerformance」とタイムレコーダー「テレタイムα（アルファ）」によって、ほぼリアルタイムでの可視化の実現と業務効率化を実現したという社会福祉法人 友愛会様にお話を伺いました。
クロノスを導入する前は、打刻情報の記録された紙のタイムカードを締め日に回収して社員の勤務情報の確認を行ったりデータの集計を行っていました。
この作業では、エクセル勤務表へ転記したり、打刻情報と所定内勤務時間、時間外労働を照らし合わせたり、実働時間の把握には相応の確認工数が発生し、ヒューマンエラーが発生する可能性があるほか勤怠データの補正やその確認にも相応の手間がかかっていました。
管理側が勤務状況を把握するには各営業所に配置されたタイムカードの現物確認が必要でした。
3つの事業所まで足を運ばないと勤務状況を把握することは難しく、当然のことながら時間外労働の状況などもリアルタイムで把握することはできません。タイムカードの集計時に勤務実績を知ることになったり、申請時間と実労働時間との乖離が発生したりと、工数のかかってしまう管理方法で運用していました。。
また、打刻漏れのある場合には、所属長が手書きで記入・押印するという運用であったため、関係者の手数を要するうえに修正依頼をする連絡の手間など、修正対応にも手間がかかっていました。従業員本人が打刻漏れに気づかないといったリスクもあり、勤務状況においてリアルタイムで把握する難しさや手作業による運用の複雑さが課題でした。
給与システムとの連携も課題の一つで、勤怠データはエクセルで作成した勤務表を使って運用していたため入力や確認の作業に時間を多く割いていました。
事業所が３つあるため、各事業所にて勤怠データを一次集計し、それを所定のフォーマットに転記して本部に回収していましたが、手作業による集計であることから転記されたデータそのものが正しいのかどうか、本部でも再確認する必要があったため工数のかかる作業となっていました。
締め日後の実績を正確に把握するためには、時折上限を超える可能性があるため、勤怠データを月の途中で集計し、時間外労働時間（予測を含む）を的確に把握する仕組みが必要でした。同時に、年次有給休暇の取得状況をリアルタイムで把握できる機能も重要と考えていました。
以前は紙の申請で有給休暇を管理していましたが、これにより管理者は都度入力と集計が必要であり、管理者が外出している際には問い合わせに対応でないといったケースも発生していたため、これらの課題を一括で解決するには、システムの導入が不可欠だとの認識から、クロノスの導入提案に対して前向きに検討することにしました。
いろいろな勤怠管理システムが存在する中、選定の際に注目した条件が3つありました。
1つ目はリアルタイムでの把握ができる勤怠管理システムであること、これは選定を行ううえでの必須条件でした。2つ目は現給与システムとの連携がスムーズであること。3つ目はエクセル勤務表で作成された勤務表に慣れ親しんでいたため、そのエクセルとの連携性が高いことが重要でした。
具体的には、勤務形態やシフトを手入力するのではなく既存のエクセル勤務表を継続して使用するとともに、作成した勤怠データをCSVなどでスムーズに連携できることを理想としていたのですが、この理想がクロノスPerformanceのオプション機能である「シフトExcel貼付」によって対応できること知り、条件にぴったりと合致しました。このように柔軟な対応をできる部分が選定の理由となりました。
勤怠管理システムの導入について検討する際、各事業所の管理者からは、費用をかけてまでシステムを導入する必要があるのかといった反対意見も一部存在していました。しかし、働き方改革や法改正対応が進む中で、クロノスの導入の背景にある正確な勤怠管理の重要性が浸透し、理解が深まりつつあります。
初めは肯定的でなかった管理者たちも、今ではシステムを積極的に活用し、勤務状況をリアルタイムで把握しているという状況に変化していたりと、かつての反対意見がちょっとした笑い話に変わっていたりもします。
機能面においては、以前は紙のタイムカードが提出されない限り社員の勤怠データを把握することが難しかった状況が随時社員の勤務状況や集計値をリアルタイムで確認できるようになり、これは大きなメリットと感じています。
運用の効率化や現状の把握だけでなく、社員に対する勤怠管理への意識向上にも寄与していると実感し、こうした変化が各事業所における勤怠管理の改善に繋がるものと考え、導入を決断した側としてはとても嬉しく思っています。
テレタイムα（アルファ）の利便性には大きな効果を感じています。
ただ出退勤の打刻をするだけではなく、社員自らが画面操作することによってシフトや時間外労働、有休消化日数などの勤務状況を自身で把握することができるため積極的にこれらの機能を活用しています。総務人事課への確認の問い合わせも減少したという点でも効果を実感しています。
クロノスを導入して以来、毎月のタイムカードへの押印や作成にかかる手間と人的負担が軽減や、それに伴う購入費用や保管場所のコストも効果的に削減できたことはもちろんですが、コストとは直接関係しない部分にも、業務効率化による作業時間の短縮など様々な面での効果を実感しています。
単なるコスト削減だけでなく、組織全体においてポジティブな効果がもたらされました。
クロノスから医療福祉法人 友愛会様へ
仙台営業所 - 営業担当コメント
数ある勤怠管理システムの中から、クロノスを選んでいただき誠にありがとうございました。
紙管理から、データ管理への移行がスムーズに行われて、業務改善に繋がったと伺いとてもうれしく思っております。
今後も、クロノス製品をご愛顧いただけるよう努めて参りますのでよろしくお願いいたします。
経営企画室 – 取材担当コメント
取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
弊社のサービスにより、コストでは表しきれない効果を実感しているとお話いただいたことが印象深く、大変嬉しく感じました。
今後もより良い製品の展開や機能拡張をして参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。