集計項目の可視化と自動化により、
手作業からの解放と集計作業の工数が大幅に削減されました
ノーコードツールの「@pocket（アットポケット）」、グループウェアを中心としたSFA、ワークフロー、データベースなどの「WaWaOfficeシリーズ」を自社開発し、お客様の業務支援をクラウドサービスで行うほか、岡山県を中心とした官公庁、民間企業、福祉施設向けにインフラ構築から機器販売、保守サービスまでのトータルソリューションをご提供しています。
また、給与計算や年末調整業務等のアウトソーシング事業の展開を行い、多種多様なお客様のご要望に沿った業務支援を行っています。
業務効率化と管理方法の改善を目的に導入した「クロノスPerformanceクラウド」「X‘sion（クロッシオン）」の効果により、運用と管理の効率化を実現したという株式会社アイアットOEC様にお話を伺いました。
クロノスの導入前は、自社開発した勤怠管理システムを利用していました。
自由にカスタマイズできる点がメリットであるものの、法改正、バージョンアップ、サーバーの入れ替えといったメンテナンス工数や費用が発生するという点ではデメリットでした。
当社には、イレギュラーな勤務体系は少ないものの、通常の運用コストは比較的軽微です。
しかしながら、夜勤勤務を行う場合、従業員が打刻情報を紙に手書きで記録し、上長が確認してから、手作業でシステムへ入力する必要があったため、手作業等が発生するという点では課題がありました。
また、毎年、会社カレンダーを作成しておりました。この会社カレンダーは自社開発の勤怠管理システムと連携するようになっており、その作成にあたっては相応の手間を要します。年に一度の対応とはいえ、誤記載できないことから慎重な確認作業が求められていました。
当社では、従業員本人が有給休暇を申請し、上長が承認する一般的な方法です。
月ごとの有給消化日数を把握できるものの、システムで管理していなかったことから、残日数を確認するには、都度、総務人事担当者に問合せする必要があります。また、月締めによる集計作業を行わないと、正確な残日数を回答できないという点では、リアルタイムで把握できないといった課題がありました。
業務効率化になるのであれば、積極的に取り入れようという文化がもともと社内にあったことから、システム導入自体は前向きに検討することができました。
また、当社自身が販売店という立場でもあるため、当社の取扱商材ラインナップから選定するのも一案と考えました。これは、自分たちが体験することによって、システム導入を検討されているお客様に正しい製品情報を伝えることができるからです。
クロノスは、標準機能のみでも十分多様な勤務形態に応えることができるため、導入検討するうえでは、スムーズだったと記憶しています。
働き方改革の促進、法改正対応という点で、運用面のメリットがありました。
正しい勤務時間を計算するには、法改正の都度、プログラム改修やその検証作業が必要となります。こういった手間は思ったよりかかるものです。当社のSE工数を自社開発システムに投入するよりも、本業に投入することの方が会社成長に必要なことと考えました。
この結果、サーバーが老朽化したときの買替え検討も不要になるという点では、見えない工数を削減でき、メリットを感じています。
営業担当者の直行直帰や出張において、外出先からWebで打刻できるようになりました。
これによって、紙申請が不要となり、従業員側の入力手間も軽減されました。
また、「事由項目」を、規程に沿って細かく設定することによって、自由にカスタマイズできる自社システムと同等の運用が行えるようになり、特に在宅勤務等において、複数の事由項目を設定できるところは助かっています。
有休消化日数や残日数をリアルタイムで把握できることはとても便利でした。
有休消化日数の少ない従業員に対して、注意喚起を促すアラートのマークを自動表示させて、消化を促すことができます。従業員の年次有給消化日数の集計はもちろん、前年との比較もできるようになりました。
また、手入力・手作業していた365日分の会社カレンダーも、今ではカレンダー機能を使うことで、クリックするだけでかんたんに作れるようになりました。
苦労していた会社カレンダーの作成が「こんなに楽になるなんて！」と感動したことを覚えています。デフォルトで選択できるカラーのバリエーションが多いところも密かなお気に入りポイントです。
就業規則や会社規程には、複数種類の勤務形態が定義されています。
休職の中でも育休や産休などさまざまな種類があるため、それぞれの状況に合わせて、事由項目を柔軟に設定できる点に満足しています。
時短勤務者などの集計も、早退分が合算され時短控除分として集計されたデータが反映できるので十進法への換算が必要なくなりました。
この便利さは、給与担当者でないとわからないかもしれないのですがとても便利だと感じています。
自社で開発・販売している「@pocket（アットポケット）」というノーコードツールに、月次で「クロノスPerformanceクラウド」からのデータを取り込み、「有休取得年5日・不足日数のグラフ」や「有休残日数が僅かな社員のグラフ」、さらに「残業乖離グラフ」などを作成し、上長が労務課題に容易に気づける仕組みを試験導入しています。
この取り組みにより、「クロッシオン」で行った有休申請や時間外申請の承認に関する全体像を把握でき、部下が年5日の有休を取得する義務がある場合は不足している日数の詳細を確認できます。さらに、申請残業時間と実際の残業時間に乖離があるかどうかを数字だけでなく、グラフなどでも可視化する仕組みを検討中です。
毎月データ出力と取込、@pocket（アットポケット）への掲載が簡単に行えるよう工夫をし、販売店として、クロノスをご利用のお客様にもご提案できるように準備を進めています。
クロノスからアイアットOEC様へ
大阪営業所 - 営業担当コメント
日頃より弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。また、取材について快くお引き受けいただき、誠にありがとうございました。
実際の活用例をお話いただいたりと沢山の導入効果を伺うことができ大変有難く思いました。
今後も貴社のお役に立てるよう精進してまいりますので、よろしくお願い申し上げます。
経営企画室 – 取材担当コメント
取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
弊社のサービスにより、運用と管理の業務が効率的に進められたとのご感想を頂戴し、大変嬉しく思っております。
特に、クロノスPerformanceの機能であるカレンダーの登録を非常にご活用いただけているとのこと、大変有難く感じました。
今後もより良い製品の展開やグレードアップをして参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。