ペーパーレス化によるコスト削減、
給与システムとの連携で業務効率化を実現できました
社会福祉法人
菊寿会は、山鹿市の東部、自然豊かな菊鹿町中央の丘陵地に施設があり、心穏やかに過ごすことができるよう、地域の皆様に信頼される施設を目指し、家庭的な雰囲気を大切にして運営しています。
今回、タイムレコーダーの老朽化のため、ペーパーレスと業務効率化を目的に勤怠管理システム「クロノスPerformance」、タイムレコーダー「テレタイムα（アルファ）」を導入した結果、手作業による管理の手間を効率化し、社内の幹部職員から満足の声が上がったという社会福祉法人 菊寿会様にお話を伺いました。
クロノスの導入前、他社の勤怠管理システムを使用していたものの、PDF出力ができなかったため各社員の労働時間をエクセルに手入力したり、毎月100枚以上もの社員の勤務集計表を紙で印刷したりしていました。この紙ベースの管理方法は、印刷によるコストと保管スペースの確保が必要で、管理と手間を要するという課題がありました。労働時間に修正があった場合、その都度印刷する必要があることから、最低でも毎月100枚以上の紙を管理印刷していました。働き方改革やDXが進行中である中で、この毎月発生する大量の紙と手間を課題として認識していました。
締め日には、2つの施設の労働時間を手動でエクセルに入力し、集計作業を行っていました。
一方の施設ではICカードで記録され、他方の施設では紙のタイムカードを用いて労働時間を記録していたため、手作業で労働時間の記録をまとめるのは大変な作業負担でした。
ヒューマンエラーの可能性もあるため確認作業の時間も多く要し、この確認作業によって洗い出された修正なども上長の承認を得てからではないと集計できず、締め作業にかかる時間が発生するためです。また、クロノス導入前は古いOSの勤怠管理システムを使用していたこともあり、システムの起動から各動作の処理が重く、作業も効率よく進めることが難しいという難点もありました。
勤務集計表をPDF出力･保管できることが、クロノス導入検討の大きなポイントでした。
当施設では多様な勤務形態が混在しており、個人や部署ごとに労働時間や残業時間を集計するうえで大きな負担となっていました。さらに、これらを紙で印刷してから申請・承認内容を目視確認するのには限界を感じていたのですが、そんな時、販売店からクロノス製品の導入提案があったことがきっかけになり、豊富な機能、情報の自動化とペーパーレス化、データ保管等を実現できると思い、導入検討を進めることにしました。
20種類ほどの勤務体系を採用していますが問題なく対応できること、今後、勤務形態の種類が増えても問題なく対応できることにも魅力を感じています。
従来から使用していた勤怠管理システムは導入から10年以上経過していたため、PCの起動を含む動作の処理が重く一つひとつの作業に時間がかかっていたという難点がありました。
今回のシステム入替によってその課題が解消されるのはもちろんのこと、その後の法改正に迅速に応えるシステムであることも導入を決めるうえでの重要なポイントでした。また、給与システムとの連携性も重視しました。
個人の労働時間がシステムに自動的に反映されることで手入力の手間を省きつつ、ペーパーレス化を実現することができたのは大きなメリットです。従来はICカードや紙のタイムカードで記録された労働時間を上長が手作業で確認し、個人の勤務表を別の紙に転記する必要がありましたが、これら一連の確認作業を自動化することでヒューマンエラーを抑制するほか、事務作業の効率化にもつながったと感じています。
また、毎月100枚以上印刷していた勤務集計表も、今では帳票機能を活用して個人勤務表をPDF形式で出力し、画面上で内容確認をしながら、データ保管によるペーパーレス化を図ることができました。
タイムレコーダーによる客観的な打刻を通じて、勤務状況を効率的に把握できています。
これまでは紙のタイムカードを使用した運用も行っていたので、実際のタイムカードを見ないと社員一人ひとりの勤務状況を確認するのが難しい状況でした。しかし、今では離れた場所にいても、打刻情報を元に社員の勤務状況を把握できるためとても助かっています。
労働基準法で規定されている年次有給休暇の消化状況等の管理も課題の一つでした。
クロノス製品の導入により、有給休暇の取得率や従業員の勤務実績をパソコン画面で確認できるようになったので、取得率の低い従業員に消化を促すことができます。この業界では、人手不足という課題もあることから、こういった消化促進活動は大事なことだと考えています。
「早番」「遅番」「夜勤」「半日」など、多くの給与形態を採用していますが、個人や部署ごとに設定できるため、締め日から給与支払いまでの短い期間でも余裕をもって作業を行えるようになりました。勤務形態が多くても、情報の自動化による業務負担の軽減を実感しています。
クロノスから菊寿会様へ
福岡営業所 - 営業担当コメント
日頃より弊社製品をご愛顧いただき誠にありがとうございます。
また、取材について快くお引き受けいただき、ご協力を賜り誠にありがとうございました。
菊寿会様の業務効率化に貢献することができたとのお声をいただき大変嬉しく存じます。
今後も貴社のお役に立てるよう精進してまいりますので、よろしくお願い申し上げます。
経営企画室 – 取材担当コメント
取材では貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
弊社のサービス提供によって、満足の声が上がっているというお声を聞いたり、取材時「導入により手間が省かれ本当に助かっている」という感謝のお言葉を頂戴したりと、大変うれしく思いました！
今後も製品のグレードアップをし、使い勝手のカイゼンに努めて参りますので、引き続きご愛顧いただけますと幸いです。